Электронная почта Советы по информированию о льготах Открытая регистрация

Каждый год открытая регистрация позволяет работодателям предлагать групповые льготы своим работникам на короткое время, обычно около 30–45 дней. Во время этого критического окна сотрудники должны быть проинформированы о пособиях, на которые они могут подписаться, когда это сделать и где зарегистрироваться. К сожалению, многие человеческие команды пытаются донести необходимую информацию до сотрудников, чтобы они могли пропустить.

Электронная почта может быть мощным средством коммуникации для обучения сотрудников в периоды открытой регистрации при правильном использовании. Поскольку он широко принят и доступен как средство коммуникации, это может быть хорошим способом охватить всех сотрудников. Изучите советы экспертов по информированию о льготах во время открытой регистрации, чтобы ваши сотрудники в полной мере воспользовались предложениями по групповым льготам в этом году.

Составьте план информирования о льготах до, во время и после открытой регистрации

За несколько месяцев до даты открытой регистрации важно иметь надежный коммуникационный план для предоставления соответствующей информации сотрудникам до регистрации, во время активной регистрации и после завершения регистрации. Это может быть серия электронных писем, которые побуждают сотрудников предпринимать определенные действия, со ссылками на сайт регистрации и полезной информацией.

Назначение центрального представителя по связям с общественностью

Отзывчивость очень важна во время открытой регистрации, потому что у сотрудников будут бесчисленные вопросы в течение этого времени. Обязательно назначьте хотя бы одного человека, который будет служить контактным лицом для всех входящих писем от сотрудников, у которых есть вопросы и проблемы. Это должен быть кто-то, хорошо знакомый с деталями плана, тарифами и сроками.

Использовать внутреннюю систему сбора информации и аналитики, связанных с пособиями

Ваша компания активно отслеживает регистрацию, частичную регистрацию и другие аспекты процесса регистрации? Если нет, то внутренняя система может быть полезна для того, чтобы оставаться на вершине управления регистрацией во всей организации. Используйте бесплатный почтовый сервер, такой как Outlook, для настройки уведомлений по электронной почте об изменениях данных.

Создайте серию сообщений для еженедельных контактных точек с сотрудниками

Открытое зачисление может быть сделано проще и продуктивнее, когда между сотрудниками отдела кадров и сотрудниками происходит постоянный обмен. Как часть вашей стратегии общения по электронной почте, создайте серию сообщений, в которых будут обсуждаться темы здоровья и хорошего самочувствия, особенности программ помощи и другие связанные с этим вопросы. Разошлите всем еженедельные электронные письма о контактных точках.

Предоставьте менеджерам еженедельный отчет о регистрации усилий

Всегда полезно получить полный бай-ин от менеджеров во время регистрации. Зачем? Менеджеры могут помочь сотрудникам расставить приоритеты в получении пособий на предстоящий плановый год, и они могут поделиться тем, как пособия поддерживают цели сотрудников. Используйте целевую кампанию по электронной почте для менеджеров в периоды OE, чтобы держать их в курсе важных задач и дат.

Сделать преимущества электронной почты весело

Период открытой регистрации не должен быть стрессовым. На самом деле, это может быть возможность немного повеселиться. Разработайте электронные письма, которые включают в себя некоторые забавные игры, такие как вопросы о пустяках, интересные факты о компании и бесплатные раздачи полезных закусок.

Обеспечить правильную грамматику и орфографию в письмах

Перед отправкой любых электронных писем о преимуществах убедитесь, что грамматика и орфография тщательно проверены. Это может гарантировать, что никакие опечатки не попадут к читателям и что электронные письма имеют смысл. Опечатки могут сбить с толку сотрудников, и они выглядят непрофессионально.

Используйте стандартный шаблон электронной почты и оставьте HTML

При разработке электронной почты для информирования о преимуществах эксперты утверждают, что лучше придерживаться стандартного шаблона электронной почты и сохранять его простым. Блуждающий HTML может мешать работе некоторых программ чтения электронной почты, особенно на мобильных устройствах.

Напишите мощные предметные строки

Письма будут прочитаны только после их открытия. И этого не произойдет, если тема не заставит получателей. При написании электронных писем сосредоточьтесь на создании строки темы электронного письма, которая заинтриговывает получателей, чтобы открыть электронное письмо с такими мощными словами, как «срочный», «чувствительный ко времени» и «внимание», которые могут помочь в достижении этой цели.

Используйте итоговые заявления о вознаграждении в сезонных электронных письмах

Чтобы помочь сотрудникам понять всю стоимость вознаграждений своим сотрудникам, используйте отчеты о совокупном вознаграждении хотя бы один раз в течение этого квартала. Его можно прикрепить в виде PDF к отдельным электронным письмам, или гиперссылка может быть включена в электронное письмо, чтобы составить полный отчет о вознаграждениях для удобства сотрудников.