Как написать образец делового письма

Этот образец включает формальные компоненты полных блочных деловых писем. Некоторые из этих компонентов являются необязательными для типичных деловых писем, связанных с трудоустройством. Вы можете скачать или скопировать образцы, примеры или шаблоны деловых писем, связанных с трудоустройством, перейдя по ссылкам ниже. См. Изображение делового письма для руководства на каждом этапе процесса.

• Письма об отставке
• Благодарственные письма
• Рекомендательные (справочные) письма
• Зарплатная история и письма
• Возобновить сопроводительные письма

Этот формат просто руководство. Вариации и настройки являются общими. Хотите скачать этот образец без графики? Нажмите Download Samples здесь или в меню ниже.

Компоненты бизнес-письма полного блока

Обратный адрес: Если у вашей канцелярской бумаги есть бланк, пропустите это. В противном случае введите свое имя, адрес и, при необходимости, номер телефона. В наши дни обычно также указывается адрес электронной почты.

Дата: Введите дату вашего письма от двух до шести строк ниже бланка. Три стандартные. Если бланка нет, введите его там, где показано.

Базовая линия: Если получатель специально запрашивает информацию, такую ​​как ссылка на вакансию или номер счета-фактуры, введите ее в одну или две строки, сразу под датой (2). Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему здесь. Например:

• Re: Работа № 625-01
• Re: Ваше письмо от 1/1 / 200х.

Специальные почтовые сообщения: Введите все заглавные буквы, если необходимо. Примеры включают в себя:

• СРОЧНАЯ ДОСТАВКА
• ЗАКАЗНАЯ ПОЧТА
• AIRMAIL

Примечания по прибытии: Введите все заглавные буквы, если необходимо. Вы можете включить запись о частной переписке, например, письмо об отставке. Включите то же самое на конверте. Примеры:

• ЛИЧНОЕ
• КОНФИДЕНЦИАЛЬНО

Внутренний адрес: Введите имя и адрес человека и / или компании, которой вы отправляете письмо, на три-восемь строк ниже последнего введенного вами компонента. Четыре линии являются стандартными. Если вы вводите строку внимания, пропустите имя человека здесь. Сделайте то же самое на конверте.

Предупреждающая линия: Введите имя человека, которому вы отправляете письмо. Если вы вводите имя человека во Внутренний адрес, пропустите это. Сделайте то же самое на конверте.

Приветствия: Введите имя получателя здесь. Введите Mr. или Ms. Фамилия, чтобы проявить уважение, но не угадывайте орфографию или пол. Некоторые общие приветствия:

• Дамы:
• господа:
• Уважаемый господин:
• Уважаемые дамы и господа:
• Уважаемый ФИО:
• Для предъявления по месту требования:

Сюжетная линия: Введите суть вашей буквы всеми прописными буквами, либо влево, либо по центру. Будьте лаконичны в одной строке. Если вы наберете опорную линию, подумайте, действительно ли вам нужна эта строка. Хотя для большинства писем, связанных с трудоустройством, в этом нет необходимости, примеры приведены ниже.

• ПРЕДМЕТ: ОТКЛОНЕНИЕ
• РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
• ЗАДАНИЕ ЗАДАНИЯ

Тело: Введите два пробела между предложениями. Держите это кратко и по существу.

Бесплатное закрытие: То, что вы вводите здесь, зависит от тона и степени формальности. Например:

• С уважением (очень формально)
• С уважением (типично, менее формально)
• Очень искренне ваш (вежливый, нейтральный)
• Сердечно ваш (дружелюбный, неформальный)

Блок подписи: Оставьте четыре пустых строки после Бесплатный Закрыть подписать ваше имя. Подпишите ваше имя точно так, как вы вводите его под своей подписью. Название является необязательным в зависимости от актуальности и степени формальности. Примеры:

• Джон Доу, менеджер
• П. Смит

  Директор, Техническая поддержка

• Р. Т. Джонс - старший полевой инженер

Идентификационные инициалы: Если кто-то печатает для вас букву, он или она обычно включают три ваших инициала во всех строчных буквах, а затем два его или ее всех строчных букв. Если вы ввели собственное письмо, просто пропустите его, так как ваше имя уже есть в Блок подписи. Общие стили ниже.

• JAD / см
• JAD: см
• CLM

Обозначение корпуса: Эта строка говорит читателю искать в конверте больше. Введите единственное число только для одного вложения, множественное число для большего. Если вы ничего не вложите, пропустите это. Общие стили ниже.

• ограда
• Корпуса: 3
• Корпуса (3)

куб.см: Стенды для бесплатные копии (ранее копии). Перечислите имена людей, которым вы распространяете копии, в алфавитном порядке. Если адреса были бы полезны получателю письма, включите их. Если вы никому не копируете свое письмо, пропустите его.

Общие советы

• Замените текст в скобках указанным компонентом. Не вводите скобки.
• Постарайтесь, чтобы ваши письма оставались на одной странице, но посмотрите страницу 2 этого примера, если вам нужны страницы продолжения.
• Сколько пустых строк вы добавляете между строками, требующими более одной, зависит от того, сколько места доступно на странице.
• То же самое касается полей. Стандартные полтора дюйма (108 точек) для коротких букв и один дюйм (72 точки) для более длинных букв. Если есть бланк, его позиция определяет верхнее поле на странице 1.
• Если вы не введете один из более формальных компонентов, не оставляйте место для них. Например, если вы не ввели «Базовую линию», «Специальные почтовые нотации» и «По прибытии», введите «Внутренний адрес» на четыре строки ниже даты.