Содержимое файла I-9 для сотрудников

Форма I-9, Подтверждение права на трудоустройство - это форма, которая требуется Департаментом внутренней безопасности США - Служба гражданства и иммиграции США (USCIS) для оформления права на трудоустройство в Соединенных Штатах. Как работодатель, вы должны заполнить форму I-9 для каждого работника, которого вы нанимаете.

Все работники, граждане и неграждане, принятые на работу после 6 ноября 1986 года, должны заполнить Раздел 1 Формы I-9 во время найма. Работодатель несет ответственность за своевременное и правильное заполнение работником Раздела 1 формы I-9.

Работодатель должен проверить подтверждение занятости и убедиться, что разделы 2 и 3 формы I-9 также правильно заполнены. Работодатели должны заполнить Раздел 2 Формы I-9, изучив свидетельства из первых рук (только оригинальные, не просроченные документы), удостоверяющие личность и право на работу в течение трех (3) рабочих дней с даты начала работы.

Сотрудник должен присутствовать физически, и его или ее оригинальные документы должны быть рассмотрены лично. Сотрудник, который просматривает оригиналы документов, должен подписать раздел 2 I-9.

Форма подтверждает, что вы проверили две утвержденные формы удостоверения личности, подтверждающие, что сотрудник имеет законное право работать в Соединенных Штатах.

Работодатели или их уполномоченные представители должны заполнить раздел 3 при подтверждении того, что работник имеет право работать в США. При повторном приеме на работу сотрудника в течение трех лет с даты первоначального заполнения I-9 работодатели имеют возможность заполнить новую форму I-9 или заполнить раздел 3.

Периодически вам необходимо проверять формы I-9, чтобы убедиться, что у вас есть заполненная форма для каждого сотрудника. Вам необходимо проверить достоверность и полноту данных и сохранить свидетельства об аудите и любом обучении, которое получили сотрудники, проходящие или хранящие I-9.

Расположение заполненных форм I-9

По этим причинам вы должны сохранить все служебные документы I-9 и сопроводительную документацию в отдельном файле персонала.

Правительство может проверять эти формы. Если государственные служащие проверяют ваши формы I-9, вы не хотите предоставлять им доступ к личным файлам персонала ваших сотрудников и к конфиденциальной информации, которую они содержат.

Таким образом, в интересах конфиденциальности сотрудников и ограниченного доступа вы хотите изолировать I-9 своих сотрудников в одной папке, специально предназначенной для хранилища I-9.

Это защищает конфиденциальность ваших сотрудников, а также избавляет работодателя от потенциальной необходимости отвечать на дополнительные вопросы, возникающие в связи с содержанием файла с персоналом сотрудника. Вы можете невольно открыть свою компанию для более активного расследования сотрудниками USCIS. Избегайте этого.

Текущее исследование файла I-9

Согласно Закону США об иммиграции и таможенном контроле (ICE), правительство может инспектировать ваши I-9: «Процесс административной проверки инициируется службой Уведомления об инспекции (NOI) по работодателю, требующему производства форм I-9.

«По закону работодателям предоставляется по крайней мере три рабочих дня для изготовления форм I-9. Часто ICE просит работодателя предоставить подтверждающую документацию, которая может включать в себя копию платежной ведомости, список текущих сотрудников, учредительный договор, и бизнес лицензии."

Современная тенденция заключается в том, что ICE наращивает свои усилия по обеспечению соблюдения. Работодатели все чаще сталкиваются с уголовными обвинениями, налагаемыми на руководителей, владельцев и сотрудников отдела кадров за неправильное заполнение и хранение форм I-9 для каждого сотрудника. Предприятия все чаще получают значительные штрафы и отстранены.

Работодатели должны серьезно относиться к формам I-9. Шутки в сторону. Нужно ли говорить больше?

См. Текущую форму I-9 и полные инструкции по ее применению в Департаменте внутренней безопасности США - Служба гражданства и иммиграции США (USCIS).

Также известен как:файлы сотрудников, записи сотрудников, файлы человеческих ресурсов, документация