Советы по написанию сочувственного письма сотруднику

Когда сотрудник или коллега переживает тяжелую утрату или горе, вы можете предпринять шаги в качестве работодателя, чтобы выразить сочувствие. Вы также можете помочь человеку справиться со своими потребностями во время болезни, смерти или другого печального события.

Что бы вы ни делали, чтобы сочувственно помочь своему сотруднику или коллеге, почти всегда уместно написать сочувственное письмо. Соболезнования всегда ценятся сотрудниками во время скорби.

Этот шаблон поможет вам написать собственное сочувственное письмо. Это подчеркивает факторы, которые заставят вашу записку соболезнования передать правильное сообщение сочувствия.

Инструменты, чтобы выразить свои искренние соболезнования

Напишите свое сочувствие на канцелярских принадлежностях компании, указав свое имя, адрес и дату.

Электронная почта также приемлема в качестве средства связи, но может создать впечатление, что ваша переписка была бизнесом, а не сообщение сочувствия, которое вы пытались передать.

В зависимости от ваших отношений с сотрудником вам может потребоваться написать служебную заметку, но вы также можете написать вторую личную заметку.

Советы и примеры для вашего официального письма компании

Это пример письма сочувствия. Загрузите шаблон письма с выражением сочувствия (совместим с Документами Google и Word Online) или см. Ниже дополнительные примеры.

Скачать Словарные шаблоны

Как правило, это более формально, чем записка, которую вы отправляете личному другу или коллеге. Начните свое письмо с причины вашей симпатии.

Пример: Мы хотим выразить наше сочувствие недавней потере вашей матери. Потеря близкого члена семьи всегда грустна, и мы хотим, чтобы вы знали, что мы очень сожалеем о вашей утрате.

Предложите помощь сотруднику в течение периода скорби, не выделяя ресурсов компании и не создавая прецедент, который вы не сможете предложить всем сотрудникам.

Пример: Пожалуйста, дайте нам знать, если мы можем чем-то помочь вам, когда вы справляетесь с потерей своей матери.

Предложите дополнительную информацию о ресурсах компании, которые доступны сотруднику во время скорби. Завершите заметку, повторив свое предложение поддержки. Сотрудник может не нуждаться или не хотеть что-либо от вас, но важно, чтобы вы сделали предложение - вы продемонстрировали, что вы заботитесь

Пример: Сотрудники отдела кадров помогли вам получить доступ к информации о ваших льготах, и мы поделились с вами нашей политикой тяжелой утраты. Если у вас есть потребности, выходящие за рамки параметров политики, сообщите нам об этом, чтобы мы могли справиться с вашей ситуацией на индивидуальной основе.

Прошлая практика компании заключалась в предоставлении дополнительного неоплачиваемого отпуска для решения связанных со смертью проблем, поездок за пределы штата и трудоемких юридических проблем.

Пример: Мы стремимся помочь вам в этот трудный жизненный путь. Печальная потеря вашей матери печальна, и мы поддерживаем ваши усилия по продвижению вперед. Пожалуйста, дайте нам знать, как мы можем помочь.

Окончание: Используйте свою обычную подпись. С уважением является общим знаком для сообщения сочувствия.

Дополнительные закрытия включают в себя:

• Тепло
• Искренне
• С наилучшими пожеланиями
• Думаю о тебе
• Лучший
• С наилучшими пожеланиями
• С сочувствием

Не делайте предположений

Помните, что, когда пишете свое сочувственное сообщение, вы вряд ли знаете все подробности отношений вашего сотрудника с его или ее родственниками. Кроме того, вы редко будете иметь все подробности о болезни работника или трагедии члена семьи.

Поэтому ограничьте предположения, которые вы выражаете в своем письме сочувствия, и сохраняйте сообщение нейтральным.Например, у сотрудницы и ее матери, возможно, были отдаленные, несчастные отношения в течение многих лет, поэтому не пишите сочувствие, которое предполагает близкие, любящие отношения.

Образец сочувствующего письма

Сьюзен Родригес

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 сентября 2018 г.

Элизабет Ли

Ул. Брэнсон, 123

Смитфилд, Калифорния 08055

Дорогая Элизабет, Нам очень жаль слышать о смерти вашей матери. Потерять члена семьи всегда сложно. Пожалуйста, дайте нам знать, если мы сможем помочь вам в это трудное время. Вы имеете право на трехдневный оплачиваемый отпуск, как указано в нашей политике утраты сотрудника. В прошлом мы предоставляли дополнительный неоплачиваемый отпуск для сотрудников, когда поездки и личные дела, связанные со смертью, требовали больше времени вдали от работы.

Пожалуйста, сообщите своему менеджеру или в отдел кадров, если вам нужно запросить дополнительное время. Мы также можем работать по гибкому графику, если о любом семейном бизнесе нужно заботиться в рабочее время.

Мы стремимся помочь вам в этот трудный жизненный путь. Мы сочувствуем гибели вашей матери и хотим поддержать ваши усилия по продвижению бизнеса вашей жизни. Пожалуйста, дайте нам знать, как мы можем помочь.

С Уважением,

Сьюзен Родригес

Директор отдела кадров